Funkcje Microsoft Excel w ramach usługi Office 365, które ułatwiają codzienną pracę

Niezależnie w jakiej branży pracujesz i jakie stanowisko zajmujesz, na pewno jednym z najczęściej używanych przez Ciebie narzędzi jest Microsoft Excel. I to nie tylko w pracy, ale także w domu. Program służący do organizowania danych w arkuszach kalkulacyjnych i na wykresach usprawnia bowiem wykonywanie różnych zadań, począwszy od skomplikowanych analiz przez pomiar efektywności pracy aż po zarządzanie budżetem. W związku z tym przedstawiamy kilka funkcji i rozwiązań dostępnych w aplikacji ramach usługi Office 365, które ułatwią jej obsługę.

Spis treści:

  1. Powtórka z funkcji Microsoft Excel
    1.1. Podstawowe opcje z zakresu Wiersze i kolumny 1.2. Podstawowe opcje z zakresu Tabele
  2. Triki ułatwiające korzystanie z aplikacji Microsoft Excel. Krótkie scenariusze
    2.1 Funkcja: Powiedz mi
    2.2 Wizualizowanie i wyróżnianie danych w tabeli za pomocą Pasków Danych
    2.3 Sprawdzanie błyskawicznie podstawowych danych na Pasku stanu
    2.4 Tworzenie tabel z wypełnieniem gradientowym
    2.5 Tworzenie wykresu (mapy) na podstawie danych z tabeli
    2.6 Wstawianie tabeli do zeszytu OneNote

Microsoft Excel to program bazujący na wielu funkcjach, np. matematycznych, który w sposób półautomatyczny potrafi powielać zastosowane w wierszach formuły, a pozyskane – na podstawie wprowadzonych danych – wyniki prezentuje za pomocą tabel przestawnych. Co to oznacza w praktyce? To, że ta aplikacja jest bardzo pomocna do prowadzenia badań w wielu dziedzinach, jak również do zarządzania biznesem oraz po prostu budżetem domowym. Na podstawie uzyskanych analiz jesteś w stanie bowiem zaplanować podróż, ocenić wydatki, a nawet zaprojektować mapę.

Aplikacja dostępna w ramach Office 365 wyposażona została teraz w dodatkowe udogodnienia, dzięki którym korzystanie z niej staje się bardziej intuicyjne. Ponadto możliwość dzielenia się plikami z innymi użytkownikami za pomocą wirtualnego dysku dostępnego w usłudze, pozwala na wspólną pracę nad arkuszem. Jest to opcja wręcz niezbędna dla firm.

Powtórka z funkcji Microsoft Excel

Dla wszystkich, którzy ostatni raz styczność z MS Excel mieli na lekcjach informatyki w latach 90., przedstawiamy mini powtórkę, która przyda się przed ponowną pracą z tym programem.

Podstawowe opcje z zakresu Wiersze i kolumny

Arkusz Excela składa się przede wszystkim z komórek, które wypełniają całą stronę dokumentu. Jak już wspomniane zostało wcześniej, wyróżniają się one tym, że za pomocą specjalnych formuł i funkcji możesz je dowolnie zaprogramować. Do podstawowych i fundamentalnych takich opcji należą:

Dzielenie tekstu i umieszczanie go w różnych kolumnach

Excel daje Ci możliwość podzielenia tekstu znajdującego się w jednym wierszu na kilka osobnych komórek. Do tego celu służy narzędzie nazywające się Kreator konwersji. Przydatny m.in. wtedy, kiedy z listy osób chcesz wyodrębnić imię i nazwisko uczestników do osobnych komórek.

Instrukcja

  1. Zaznacz wiersz lub pełną kolumnę, w których zawiera się tekst do podziału.
  2. Wybierz DaneTekst jako kolumny.
  3. Po otwarciu Kreatora konwersji tekstu na kolumny zaznacz opcję Rozdzielany i przejdź Dalej.
  4. W tym miejscu możesz wybrać jakim znakiem zostaną oddzielone poszczególne elementy tekstu.
  5. Następnie wybierasz opcję Format danych w kolumnie oraz Miejsce docelowe danych – zaznacz konkretne komórki.
  6. Po ustaleniu wszystkich opcji kliknij Zakończ.
Tworzenie listy kolejnych dat

Jest to podstawowa i niezwykle przydatna funkcja, nie tylko w firmowym, ale i codziennym użytku. Zamiast ręcznie tworzyć cały kalendarz w komórkach, Excel zrobi to w szybszy sposób, za pomocą uchwytu wypełniania (prawy dolny róg komórki) lub opcji Wypełnij.

Instrukcja dla uchwytu wypełniania

  1. Zaznacz komórkę z pierwszą datą. Przeciągnij uchwyt wypełniania po komórkach, które chcesz wypełnić następującymi datami. Może być pionowo w górę lub w dół oraz poziomo.
  2. Kliknij dwukrotnie we wskaźnik uchwytu znajdujący się w prawym dolnym rogu, a wyświetlą się Opcje Autowypełniania komórki, w których ustalisz sposób formatowania daty.

Instrukcja dla opcji Wypełnij

  1. Zaznacz wiersz zawierający pierwszą datę oraz obszar, który ma zostać wypełniony.
  2. Następnie wybierz sekcję Narzędzia główne i opcję WypełnijSeria danych. Zaznacz według jakiej jednostki mają być formatowane daty.

Podstawowe opcje z zakresu Tabele

Wiersze i kolumny znajdujące się w arkuszu Excela można także uporządkowywać w konkretne tabele. A te formatować wedle swoich potrzeb. Jednym z najczęściej używanych narzędzi jest na przykład sortowanie, które pozwala zarządzać danymi znajdującymi się wewnątrz tabeli.

Sortowanie niestandardowe

Sortować dane w Excelu możesz w sposób standardowy, czyli w kolejności rosnącej (od A do Z) lub malejącej (od Z do A) względem poszczególnych kolumn. Istnieje jednak także opcja sortowania niestandardowego.

Weźmy za przykład tabelę poświęconą miesięcznym wydatkom, gdzie w jednej z kolumn są nazwy płatności, w kolejnej kwota, a w następnej miesiąc. Wydatki posegregowane są chronologicznie względem miesiąca. Chcesz jednak posegregować płatności według jej rodzaju, np. w kolejności alfabetycznej. Dzięki temu widzisz ile i w jakich miesiącach było wydatków o nazwie czynsz. Analogicznie możesz posegregować najwyższe wydatki w danych miesiącach.

Instrukcja

  1. Zaznacz odpowiednie komórki z danymi w tabeli.
  2. Wybierz sekcję Narzędzia główne opcję Sortuj i filtruj opcjonalnie DaneSortuj.
  3. Wybierz Sortowanie niestandardowe.
  4. W obszarze Kolumna wybierz tę według której ma być zastosowana opcja Sortuj według oraz dodaj kolejną, która zostanie posortowana – Następnie według.
  5. W obszarze Sortowanie wybierz Wartości komórek oraz zaznacz odpowiednią Kolejność.
  6. Zaznacz Ok i powtórz czynność dla pozostałych kolumn.

Omówione powyżej funkcje to tylko niewielki zarys możliwości aplikacji Microsoft Excel. Pełne szkolenie dotyczące obsługi programu możesz znaleźć na stronie SupportOffice. Z kolei na TemplatesOffice dostępne są samouczki oraz gotowe szablony z najczęściej używanymi konstrukcjami w Excelu.

Triki ułatwiające korzystanie z aplikacji Microsoft Excel. Krótkie scenariusze

Program MS Excel w ramach subskrypcji Office 365 został wzbogacony o nowe wykresy, schematy i inteligentną technologię, co pozwala na jeszcze bardziej funkcjonalne zarządzanie danymi i opcjami w ramach arkuszy kalkulacyjnych. Tym samym praca z aplikacją staje się bardziej intuicyjna dla Ciebie, a pozyskiwane analizy przejrzystsze i czytelniejsze.

Funkcja: Powiedz mi

Jednym z takich nowych udogodnień jest między innymi funkcja Powiedz mi. Przydatna szczególnie wtedy, kiedy zdarzyło Ci się odkryć i zastosować właściwości opcji, której nazwy i położenia nie pamiętasz, przez co nie jesteś w stanie ponownie z niej skorzystać. Teraz wystarczy jednak, że wiesz, jakie zadania spełniała. W miejsce oznaczone żarówką z etykietą „Powiedz mi co chcesz zrobić” wpisujesz bowiem interesującą Cię frazę, np. możliwą nazwę pojawiającą się przycisku, w menu, czy funkcji, a algorytmy aplikacji podpowiadają wszelkie możliwe rozwiązania powiązane z podanym hasłem.

Sprawdzanie błyskawicznie podstawowych danych na Pasku stanu

Za sprawą tej funkcji nie musisz już wpisywać specjalnych i niekiedy skomplikowanych formuł, aby uzyskać statystyki z wprowadzonych do arkusza danych liczbowych. Jest to wyjątkowo przydatna funkcjonalność dla wszelkich list zakupowych i spisu wydatków. Aby poznać wartość średnią, licznik lub sumę, należy zaznaczyć wszystkie komórki z interesującymi Cię wartościami. Wyniki pojawią się automatycznie na pasku w prawym dolnym rogu pliku programu Excel.

Wizualizowanie i wyróżnianie danych w tabeli za pomocą Pasków Danych

Badania wskazują, że większość populacji ludzkiej to tzw. wzrokowcy. W skrócie oznacza to, że osoby takie lepiej zapamiętują dane i informacje przekazane w takiej formie, która angażuje zmysł wzroku do ich analizy. Dlatego za pomocą Excela nawet proste kolumny i wiersze możesz wzbogacić o wizualne wyznaczniki, a dane liczbowe przedstawić za pomocą kolorowych wykresów.

Wystarczy, że zaznaczysz zakres komórek z danymi, następnie przejdziesz do sekcji Narzędzia główne, wybierzesz Formatowanie warunkowe – Paski danych i schemat kolorów. Po tym wszystkie wiersze z liczbami zostaną wypełnione kolorem w procencie odpowiadającym ich wielkości względem najwyższej zawierającej się w zaznaczonym zbiorze. Wtedy tylko rzut oka wystarczy, żeby sprawdzić, która z zapisanych pozycji kosztuje Cię przykładowo najdrożej.

Tworzenie tabel z wypełnieniem gradientowym

Podobne zastosowanie, czyli obrazowanie wyników z danych zawartych w tabeli bezpośrednio wewnątrz niej, spełnia funkcja wypełniania gradientowego. Opcja ta pokrywa komórki przenikającymi się kolorami, które mają na celu przedstawić stosunek liczb objętych zaznaczeniem. Dzięki temu zarówno same dane, jak i ich wartość względem siebie staje się jeszcze bardziej czytelna i oczywista. Opcje znajdziesz przez Formatowanie warunkowe z sekcji Narzędzia główne. A następnie przejdziesz do Paski danych – Wypełnienie gradientowe.

Zobacz film ilustrujący Tworzenie tabel z wypełnieniem gradientowym

Tworzenie wykresu (mapy) na podstawie danych z tabeli

Ta opcja jest wprost niezbędna w wyjazdowym okresie. Przy jej pomocy możesz – ponownie – zobrazować wprowadzone dane, tylko że za pomocą wykresu lub całej mapy. Doskonale posłuży się więc do przeanalizowania kosztów pobytów w poszczególnych regionach konkretnych państw.

W tym celu wystarczy, że stworzysz prostą tabelkę z dwiema kolumnami z kwotą i nazwą miejsca. Aby uzyskać zwizualizowane wyniki zaznacz całość, przejdź do sekcji Wstawianie, wybierz Mapy – Kartogram. Po tym otrzymasz przejrzysty wykres przedstawiający fragment wybranego regionu z obszarami pokrytymi różnymi kolorami odpowiadającymi cenom za urlop w tych miejscach.

Sprawdź funkcję Tworzenia wykresu-mapy na filmie

Jak zobrazować dane geograficzne na mapie?

Rozszerzeniem powyższej funkcji jest obrazowanie danych geograficznych na mapie. Jakie możliwości daje? Na pewno stanowi nieodzowną pomoc wszystkim studentom i uczniom, na przykład na lekcji geografii, ale nie tylko. Za pomocą tej opcji możemy przedstawić na przykład problem skali emisji szkodliwego dla środowiska związku chemicznego CO2.

Potrzebujemy do tego tabelki z wymienionymi krajami oraz liczbami określającymi poziom emisji przypadającej na dany obszar geograficzny. Następnie konieczne jest zaznaczenie kolumn etykietami i wartościami. Kolejno – wybranie opcji Mapy – Kartogram z sekcji Wstawianie oraz wybranie konkretnej wersji graficznej mapy.

Obejrzyj film prezentujący funkcję Obrazowania danych geograficznych na mapie

Wstawianie tabeli do zeszytu OneNote

Na koniec możesz przekonać się, jak poszczególne aplikacje dostępne w ramach usługi Office 365 współpracują ze sobą. A mianowicie, masz teraz opcję przekopiować tabele stworzone w programie Excel do swoich zapisków w OneNote. Dzięki temu Twoje notatki staną się bardziej szczegółowe i czytelne, bez zbędnego zapełniania ich nieczytelną treścią.

Omówienie pozostałych przydatnych funkcji aplikacji Excel dostępne jest na stronie Akademia Office

Sprawdź również nasz tekst o aplikacji Word: Przydatne funkcje aplikacji Word w usłudze Office 365

Poznaj ofertę usługi Office 365 dostępną w x-kom