Przydatne funkcje aplikacji Word w usłudze Office 365

Microsoft Word to jedna z najpopularniejszych aplikacji do tworzenia i edytowania plików tekstowych. Przy jej użyciu możesz napisać proste treści, profesjonalne publikacje, a także skomponować rozbudowane dokumenty z wykresami czy obrazami. A to nie wszystko. W ramach Office 365 program oferuje znacznie więcej. Dowiedz się, jakimi funkcjami zaskoczy Cię jeszcze Word. 

Spis treści:

  1. Edycja pliku w formacie PDF
  2. Językowe tłumaczenie dokumentu i korekta błędów
  3. Inteligentne wyszukiwanie informacji z sieci
  4. Praca zbiorowa nad dokumentem tekstowym
  5. Gotowe szablony dokumentów
  6. Czytanie tekstu na głos
  7. Poprawki odręczne

Funkcje aplikacji Word wykraczają daleko ponad podstawowe funkcje, takie jak edycja, formatowanie i tworzenie tekstu. Wersja w ramach subskrypcji Office 365 została wzbogacona o opcje, które wznoszą pracę nad treścią na zdecydowanie szerszy, globalny poziom. Jeden program oferuje Ci teraz kompleksową usługę na wielu płaszczyznach, gdzie dotychczas w tym celu wymagane było skorzystanie z kilku różnych narzędzi.

W dalszej części poradnika znajdziesz przykładowe scenariusze, które zapoznają Cię z nowymi udogodnieniami aplikacji Word z Office 365. Dowiesz się także, jak je zastosować w codziennym użytkowaniu oraz jak ułatwią Ci wykonywanie przeróżnych zadań – zarówno samodzielnie, jak i w grupie, a także online oraz offline.

Edycja pliku w formacie PDF

Otrzymujesz ważny dokument w formacie PDF. Może to umowa biznesowa, pismo prawne albo rozprawa naukowa. W tego typu treściach nie ma miejsca na pomyłki, tymczasem zauważasz kardynalny błąd. Co wtedy robisz? W końcu trzeba wykonać korektę, a nie możesz edytować dokumentu z poziomu rozszerzenia PDF. Jest więc spora szansa, że wpisujesz w wyszukiwarkę internetową hasło: jak przekonwertować plik PDF do DOC i pobierasz dowolny program.

Tak mogło to wyglądać do tej pory, ale jeśli korzystasz z Office 365 – już nie musisz się tak kłopotać. Teraz wystarczy, że otworzysz wybrany plik PDF za pomocą aplikacji Word, a zmiana formatu pliku nastąpi automatycznie. Także w trybie offline. Cały proces jest banalnie prosty i trwa kilkadziesiąt sekund.

Instrukcja

  1. Najedź na ikonę pliku PDF.
  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy.
  3. Naciśnij opcję: Otwórz za pomocą.
  4. Wybierz aplikację Word.

Przy pierwszej próbie otrzymasz prośbę o zgodę na przekonwertowanie pliku oraz informację, że dokument w formacie doc. może nie wyglądać dokładnie tak samo jak oryginalny pdf. Wyrażasz jednak zgodę i przekonujesz się, że, poza stylami nagłówków, formatowanie tekstu nie uległo zmianie. Dzięki temu możesz wygodnie i dowolnie nanosić poprawki w dokumencie oraz ponownie zapisać go w rozszerzeniu PDF. Bez zmian w wyjściowej wersji.

Zobacz, jak to wygląda w praktyce

Językowe tłumaczenie dokumentu i korekta błędów

Tłumaczenie całego dokumentu w Wordzie

Zasiadasz właśnie do pracy lub do nauki, przeszukujesz wszystkie swoje foldery wypełnione materiałami dotyczącymi interesującej Cię dziedziny. Na ekranie komputera wyświetlasz tekst, który zapewne mógłby dostarczyć niezbędnej Ci w tym momencie wiedzy, jednak napisany jest w obcym języku. Translator internetowy w tej sytuacji nie jest najlepszym rozwiązaniem. Zazwyczaj tego typu aplikacje pozwalają Ci przetłumaczyć naraz tylko krótkie fragmenty tekstu, co zdecydowanie utrudnia i spowalnia proces czytania. Ponadto korzystanie z nich wymaga także oderwanie się od publikacji i przeszukiwanie sieci. Z zainstalowanym Office 365 unikniesz tego problemu.

Instrukcja

  1. W tym wypadku należy otworzyć plik z tekstem w aplikacji Word.
  2. Skorzystać z opcji Przetłumacz, którą znajdziesz w sekcji Recenzja oraz w grupie Język.
  3. Następnie należy wybrać z jakiego języka ma zostać przetłumaczony powyższy dokument.
  4. Ewentualnie także na jaki język chcesz przetłumaczyć daną treść.
  5. Tekst w zmienionej wersji językowej otworzy się w nowym oknie.

Sprawdź, jak przetłumaczyć tekst w aplikacji Word

Tłumaczenie fragmentów dokumentu w Wordzie

Aplikacja Word w usłudze 365 daje Ci także możliwość przetłumaczenia poszczególnych fragmentów dokumentu, a nawet pojedynczych słów. W tym celu wystarczy zaznaczyć interesujący Cię tekst, kliknąć na niego prawym przyciskiem myszy oraz wybrać opcję Przetłumacz. Po prawej stronie uruchomi się panel Translatora z opcją wyboru tłumaczenia na konkretny język. Wynik ukaże się w tym samym miejscu, dzięki czemu możesz czytać obcojęzyczną publikację i korzystać ze słownika, praktycznie nie przerywając lektury i nie opuszczając aplikacji.

Korekta błędów w Wordzie

Oczywiście otrzymany po przekładzie tekst nie będzie wolny od wad, podobnie jak ten tłumaczony przez dostępne w sieci translatory automatyczne. Z korektą drobnych potknięć językowych uporasz się za to przy pomocy funkcji Redaktor, którą szybko uruchomisz, naciskając klawisz F7. Znajdziesz ją również w sekcji Recenzja, w grupie Sprawdzanie, pod nazwą Pisownia i gramatyka. Wskaże Ci ona sugerowane błędy w pisowni, gramatyce, ortografii, interpunkcji. Dzięki temu zwiększysz czytelność tekstu, co ułatwi Ci pracę z nim i domyślnie – zdobywanie wiedzy.

Dowiedz się, jak wykonać korektę w Wordzie

Dla kogo funkcja Pisownia i gramatyka

Funkcja ta przyda się również między innymi studentom, którzy niekoniecznie muszą znać wszystkie zawiłości rodzimego języka, ale nie są zwolnieni od oddania pracy semestralnej w poprawnej językowo formie. Opcja może okazać się pomocna także korektorom czy redaktorom, wyłącznie jednak na poziomie wstępnego sprawdzania tekstu. Aplikacja komputerowa nie jest (jeszcze) w stanie wychwycić każdego niuansu językowego czy interpunkcyjnego. W tym przypadku to wciąż człowiek ma wyższość nad algorytmem.

Inteligentne wyszukiwanie

Oddajesz się lekturze angażującego tekstu. Natrafiasz na zagadnienie lub słowo, którego znaczenie nie jest Ci do końca znane, a wręcz jest Ci obce. Nie możesz argować się z nim, ponieważ nie wiesz, jakie niesie przesłanie. Interesuje Cię ono jednak na tyle, że przerywasz czytanie i postanawiasz poszerzyć swoją wiedzę o znajomość tego tematu lub definicji. Jego niezrozumienie może w końcu wpłynąć na odbiór całego tekstu. Zainteresowaliśmy Cię przytoczonym powyżej zwrotem? Możesz wykorzystać go do sprawdzenia działania funkcji wyszukiwania dostępnej w Wordzie.

Jeżeli dokument jest otwarty w Wordzie, funkcja Inteligentne wyszukiwanie pozwoli Ci pozyskać informacje bezpośrednio z poziomu aplikacji. Korzystanie z wyszukiwarki internetowej nie będzie konieczne.

Instrukcja

  1. Po prostu zaznacz frapujący Cię fragment teksu.
  2. Prawym przyciskiem myszy wybierz opcję Inteligentne wyszukiwanie.
  3. Word przeszuka sieć i przedstawi Ci artykuły zawierające poszukiwaną frazę.

Wszystko wyświetli się w bocznym panelu aplikacji, dzięki czemu nie oderwiesz się od głównej publikacji i myśli. Oczywiście w tym celu dostęp do internetu będzie niezbędny.

Obejrzyj film instruktażowy

Praca zbiorowa nad dokumentem tekstowym

Przygotowujesz wraz ze znajomymi wspólny projekt na zaliczenie semestru. Pracujesz w dużej firmie zatrudniającej setki osób, z którymi bezpośredni kontakt czasami jest niemożliwy, a potrzebujesz ich konsultacji w sprawie wykonywanego zadania. Tworzysz właśnie wiekopomne dzieło i chcesz, by Twój znajomy sprawdził pisany przez Ciebie tekst oraz podzielił się swoimi uwagami.

Teoretycznie w każdym z przytoczonych przypadków możesz wysłać osobie zainteresowanej plik z dokumentem za pomocą e-maila. Istnieje jednak bardziej funkcjonalny sposób. Aplikacja Word w ramach Office 365 oferuje funkcję udostępniania dokumentu innym użytkownikom usługi. Dzięki temu kilka osób może w tym samym czasie edytować i przeglądać jeden plik tekstowy.

Instrukcja

  1. Naciśnij funkcję Udostępnij znajdującą się w prawym górnym rogu ekranu.
  2. Zapisz dokument w usłudze One Drive.
  3. Rozwiń listę osób mogących korzystać z wybranego pliku.
  4. Wybierz domyślną grupę osób lub wypisz konkretne adresy e-mail.
  5. Wyślij plik w odpowiednim formacie.

Każda z wybranych osób otrzyma dostęp do pliku na swojej poczcie elektronicznej. Wszelkie zmiany nanoszone przez Twoich edytujących współtowarzyszy będą oznaczone w dokumencie imieniem i nazwiskiem danego użytkownika, co usprawni dalszy proces komunikacji i zespołowej pracy.

Gotowe szablony

Rozpoczynasz poszukiwania pracy. W większości firm podstawą do złożenia aplikacji jest CV. Dla ewentualnego pracodawcy to źródło informacji o przebiegu Twojej kariery, posiadanych przez Ciebie umiejętnościach oraz zainteresowaniach. Stanowi także Twoją wizytówkę, dlatego podczas pisania życiorysu zwróć uwagę nie tylko na treść, ale i formę. Pierwsze wrażenie może być bowiem decydujące o przyjęciu Cię do pracy.

Z szablonami dostępnymi w aplikacji Word przygotujesz przejrzyste i przyciągające wzrok CV. Stworzenie takiego dokumentu będzie bardzo szybkie, proste i intuicyjne. A dzięki niemu rekruter lepiej zapamięta Twoją aplikację i chętniej zapozna się z całością. Ponadto, korzystając z szablonów Worda, nie poniesiesz też żadnych dodatkowych kosztów, jak w przypadku korzystania z generatorów CV dostępnych w sieci.

Instrukcja

  1. Wybierz Nowy dokument.
  2. Wpisz w wyszukiwarkę: życiorys.
  3. Naciśnij Enter i Otwórz.

Oprócz szablonu Życiorys Word oferuje dziesiątki różnych motywów, które pozwolą Ci stworzyć wiele innych dokumentów czy harmonogramów. W ten sposób nie tylko przygotujesz się odpowiednio na rozmowę kwalifikacyjną, ale na przykład rozplanujesz też zadania na cały tydzień czy napiszesz raport ze swojej pracy. Więcej gotowych szablonów znajdziesz na stronie Microsoft Office pod adresem: https://templates.office.com/pl-pl/templates-for-Word.

Czytanie na głos

Wpatrujesz się kolejną minutę w ścianę tekstu i z każdą chwilą wydaje Ci się, że rozumiesz coraz mniej. Przyczyn tego stanu może być wiele, od zwykłego przemęczenia, przez niepełną znajomość języka, aż po problemy z czytaniem (np. dysleksja). Niezależnie jednak od tego, co jest powodem Twojego problemu ze skupieniem, pomocne może być odsłuchanie treści.

Funkcja Czytaj na głos dostępna w aplikacji Word daje Ci tę możliwość bezpośrednio z aplikacji. Lektor w Office 365 wyraźnie oddziela wyrazy, akcentuje przerwy wydzielone przecinkami oraz koniec zdania oznaczony kropką. Chociaż zdarza mu się nieprawidłowo postawić akcent w poszczególnych słowach, a całość brzmi odrobinę mechaniczne, to jednak ostatecznie opcja ta pozwala lepiej skupić się na treści.

Instrukcja

  1. Wejdź w sekcję Recenzja.
  2. Wybierz opcje Czytaj na głos.
  3. Postaw kursor w miejscu, gdzie ma się rozpocząć czytanie.
  4. Ustal w ustawieniach szybkość odczytywania.
  5. Wybierz rodzaj lektora i jego głosu.

Poprawki odręczne

Jesteś zwolennikiem tradycyjnych rozwiązań. Notatkę napisaną odręcznie wciąż cenisz sobie bardziej od cyfrowej wersji. Kiedy pracujesz z tekstem, Twoje spostrzeżenia wypełniają marginesy i przeplatają się między poszczególnymi wyrazami czy zdaniami. Dlatego też niejednokrotnie, mimo dostępu do elektronicznej wersji pliku, zdarza Ci się drukować cały dokument i na fizycznej kopii nanosić uwagi. Nie jest to najwygodniejsze rozwiązanie, ale aplikacja Word w ramach Office 365 daje Ci rozwiązanie tego problemu. Jedynym wymogiem jest posiadanie cyfrowego pióra lub urządzenia dotykowego.

Funkcja Pismo odręczne w sekcji Rysowanie uruchomi się automatycznie, kiedy w pliku doc. zaczniesz rysować piórem. Natomiast w przypadku urządzeń dotykowych należy wybrać opcję Rysuj palcem. W ramach opcji pisma odręcznego do dyspozycji dostaniesz kilka rodzajów piór, ołówek i zakreślacz – o różnej średnicy i kolorze. A gdyby tego było mało, możesz także dodać kolejne narzędzie i nadać mu odrębne ustawienia.

Do nanoszenia poprawek w tekście nieoceniony okaże się Edytor pisma odręcznego. Dzięki niemu przy użyciu naturalnych gestów, odzwierciedlających znaki korektorskie, w prosty i wygodny sposób wykonasz redakcję. Poniżej przedstawimy listę najbardziej przydatnych akcji i odpowiadających im gestów:

  • Zaznaczanie tekstu – narysuj okrąg wokół interesującego Cię fragmentu lub wyrazu, a zostanie on automatycznie zaznaczony. W wybranym miejscu możesz teraz ustawić i zmienić jego formatowanie.
  • Wyróżnienie tekstu – z grupy pióra wybierz zakreślacz i zaznacz nim odpowiedni fragment tekstu, który chcesz wyróżnić. Ponowne przeciągnięcie piórem usunie zaznaczenie.
  • Wstawianie tekstu – narysuj znaczek daszka w miejscu, w którym chcesz dodać treść. Następnie dopisz odręcznie tekst. Kiedy skończysz pisać, utworzone wyrazy pojawią się w wybranym miejscu w tekście, sformatowane dokładnie tak, jak pozostała część dokumentu.
  • Wykreślanie tekstu – jeżeli chcesz usunąć pojedynczy wyraz wystarczy, że go przekreślisz. W przypadku dłuższych fragmentów – nakreśl na całym tym obszarze falistą lub ukośną linię biegnącą przez jego początek i koniec.
  • Dzielenie wyrazów – wstaw pionową linię przechodzącą przez wyraz, aby przedzielił się dokładnie w tym miejscu.
  • Łączenie wyrazów – nakreśl falistą linię dotykającą sąsiadujące wyrazy, a zostaną one ze sobą połączone.
  • Tworzenie nowego wiersza – wykonaj symbol przypominający odwróconą literę L w miejscu, po którym ma zostać dołożony pusty wiersz. Tekst po tym znaku przeniesie się do następnej linijki wydzielonej odstępem.

Więcej na temat rysowania i pisania cyfrowego znajdziesz na stronie Support Office w artykule Edytowanie dokumentu za pomocą naturalnych gestów.

Omówienie pozostałych przydatnych funkcji aplikacji Word dostępne jest na stronie Akademia Office